טיפ פרודוקטיבי: איך לחסוך זמן בניהול השליחויות המשפטיות
צוותים משפטיים מבזבזים עשרות ומאות שעות עבודה בכל חודש על תפעול וניהול השליחויות המשפטיות שלהם, ונדרשים להמון משימות אדמניסטרטיביות הקשורות בייצור מסמכים, הזנת נתונים, בדיקת מחירים וביצוע התאמנות ידניות.
רוצים להתייעל באמצעות אוטומציות ותהליכים מובנים ולחסוך המון זמן למשרד שלכם?
הנה כמה דרכים שאולי עוד לא חשבתם עליהם שיעזרו לכם לחסוך זמן לפי שלבי התהליך: לפני הזמנת השליחות המשפטית, במהלך המעקב והבקרה ואחרי ביצוע השליחות המשפטית.
ייעול בתהליך הזמנת השליחות המשפטית
*אחד הדברים החשובים שעליכם לשים לב בעת ביצוע ההזמנה הוא ששירות השליחויות המשפטיות שאתם משתמשים בו מאפשר הזמנות אונליין 24/7 מכל מכשיר. למה זה כל כך חשוב עבור הצוות שלכם?
אתם אלה שמקלידים את פרטי השליחות מה שמונע שגיאות רבות בתהליך ההזמנה.
בדרך כלל ניתן בהזמנה אונליין לשמור כתובות שמורות ונמענים קבועים לצורך ביצוע הזמנה מהירה יותר בעתיד.
ניתן לבצע הזמנה אונליין בכל עת ומכל מקום. לעומת זאת, הזמנת שירות דרך טלפונים מבזבזת זמן בהמתנה לנציג, הסבר על השירות הנחוץ ומחייבת לוודא את המידע שמועבר לנציג כדי לוודא שאין טעויות בפרטים.
אתם רואים את מחיר השליחות מראש ומאשרים לפני הזמנה ובכך נמנעים מלבדוק במחירון הספק לפני כל שליחות ושליחות וגם חוסכים זמן בבקרה בסוף החודש.
*תוכלו לחסוך הרבה זמן בתהליך ההזמנה אם הממשק של חברת השליחויות שלכם תייצר עבורכם בתצורה אוטומטית טפסי אישור מסירה/ ייפוי כוח שיקלו עליכם מאוד.
*דבר נוסף שתוכלו לעשות כדי לחסוך זמן ולהימנע ממשימות אדמניסטרטיביות הוא לעלות את הקובץ הנשלח ישירות למערכת בתהליך ההזמנה, וחברת השליחויות המשפטיות תדאג להדפיס, לכרוך ולדגל לפי הצורך שלכם.
ייעול המעקבים והעדכונים של השליחויות המשפטיות
מעקב אחר סטטוס הזמנות בביצוע יכול להיות דבר מעייף ומכביד ובפרט כאשר ישנה כמות גדולה של שליחויות משפטיות. אבל כשהמעקב מבוצע דרך ממשק שמציג בכל רגע נתון ובזמן אמת את סטטוס השליחויות – ניתן להיות בבקרה תמידית על כל השליחויות וכך אתם כמשרד יכולים להעביר במהירות את המידע לצוות המשפטי מבלי לרדוף אחרי העדכונים מהשליח!
חשוב: חברת השליחויות שתבחרו צריכה להיות בעלת ממשק שמארגן ומציג במקום אחד את כל המידע על השליחויות שביצעתם- מתי נאספו, מתי נמסרו וכמובן הוכחות הביצוע (גישה לאישורי מסירה, "נתקבל", תצהירים) סרוקות ומוכנות לתיוק בתיק המשפטי, עדכון הלקוח וקידום התיק במהירות.
בנוסף, תבדקו מול חברת השליחויות כיצד אתם מקבלים עדכונים. חברת השליחויות מתקדמת שתחסוך ותייעל לכם את התהליכים תדאג שתקבלו עדכונים בזמן אמת גם דרך המערכת, גם בוואטסאפ וגם במייל!
ייעול המשימות האדמניסטרטיביות שלאחר ביצוע השליחות המשפטית
העבודה והמשימות האדמניסטרטיביות לא נגמרות עם ביצוע השליחות המשפטית. נותר לקבל את הוכחות הביצוע (צילום עמוד ראשון עם ״נתקבל״, תצהיר מוסר, קבלה וכו׳), לסרוק ולתייק אותם בארכיון המשרדי ולעבור שליחות שליחות ולחייב בתיק הלקוח הרלוונטי.
עבודה זו גוזלת המון זמן! וחברת השליחויות שלכם יכולה להקל עליכם בכל התהליך הזה באמצעות סריקה ושליחה של הוכחות הביצוע ישירות למערכת שלכם.
בנוסף, פלטפורמה מתקדמת לשליחויות המשפטיות תבטיח לכם שבלחיצת כפתור תוכלו לייצא את דוח פירוט השליחויות, כולל מחיר ותיק משרדי של המשרד לחיוב הלקוח.
דוחות אוטומטיים יבטיחו לכם חיוב מדויק ׳אחד לאחד׳, ללא טעויות ושגיאות שיכולות לקרות בהזנה ידנית של אדם.
למה זה כל כך חשוב ואיך זה מייעל את המשרד שלכם?
שימוש בדוחות אוטומטיים שמאפשרים בתוכם הצגה מסודרת של מספרי התיקים הפנימיים לחיוב שאתם הכנסתם בתהליך ההזמנה, יחסכו לכם זמן רב ותוכלו לדעת בדיוק מהי העלות לחיוב הלקוחות שלכם.
אם חברת השליחויות שלכם לא מספקת לכם את כל דרכי ההתייעלות הללו, זה הזמן לבחון חברה חדשה!
נשמח להציג לכם את הפלטפורמה של דלוברי!